Fecho: o fecho do mês de toda a carteira, num só sítio.
Um sistema para gabinetes de contabilidade saberem que clientes já entregaram tudo, pedirem o que falta com um clique e cruzarem os documentos com o e-Fatura.
O Fecho é um exemplo, desenhado para um gabinete de contabilidade. Cada gabinete é diferente, na carteira, na equipa e nos serviços que presta, e o sistema é desenhado à volta disso.
O problema
O mês acabou. Faltam papéis de 44 clientes.
Os documentos chegam por email, por WhatsApp, em fotografias de talões ilegíveis e em folhas de Excel com três versões. Há que pedir outra vez o extrato de agosto, perguntar se uma despesa é da empresa ou pessoal e lembrar quem ainda não mandou nada.
Entretanto os prazos não esperam. E quando o cliente pergunta se o negócio está a correr bem, a resposta está em centenas de faturas que ninguém teve tempo de ler linha a linha.
O que faz
Do pedido do documento ao relatório do cliente, no mesmo sítio.
Quem falta este mês, num só ecrã
A carteira inteira numa vista: quantas empresas estão completas, a quais falta documentação e quem não responde há mais de uma semana, com os prazos fiscais ao lado.
Um clique pede o que falta
O sistema escreve ao cliente a lista exata do que falta, por email ou SMS, e deixa o lembrete agendado. Ninguém tem de se lembrar de voltar a pedir.
O cliente fotografa, sem telefonemas
O cliente abre a ligação no telemóvel, sem palavra-passe, vê o que o contabilista precisa e fotografa ou carrega cada documento. No gabinete, a lista vai-se fechando sozinha.
O e-Fatura bate certo
Os documentos recebidos são cruzados com a lista do e-Fatura. O que bate certo fica arrumado; o que falta de um lado ou do outro aparece para o contabilista decidir. O sistema compara e mostra, e nada é submetido à AT.
Cada mexida de preço, com a fatura ao lado
O e-Fatura diz quanto se gastou, não diz em quê. O Fecho lê cada artigo de cada fatura e mostra o que subiu de preço, com a fatura de origem a um toque.
Um resumo mensal que o cliente percebe
Compras do mês, fornecedores com mais peso, o que está por pagar e as mexidas de preço. O contabilista escreve uma nota e envia.
Como se vê
Os nomes, as empresas e os valores dos ecrãs são fictícios.
Sente os mesmos problemas no dia a dia do seu gabinete?
A sua carteira pode ser completamente diferente desta. É por isso que o sistema é desenhado à volta dela.